Skrzynki
IMAP i Microsoft 365
Pobieranie z wielu skrzynek naraz. Odpowiedź wychodzi tą samą drogą, którą skrzynka jest podłączona.
Komunikacja z klientami
Solvart Mailer
Wspólna skrzynka pocztowa zespołu. Wiadomości od klientów stają się sprawami z terminem, osobą odpowiedzialną i danymi klienta z Twoich systemów pod ręką. Odpowiada człowiek, a system pilnuje, żeby nic nie przepadło.
Zobacz, jak to działa
Krótki film pokazuje Solvart Mailer w działaniu.
Funkcje Solvart Mailer
Wszystko, czego zespół potrzebuje, żeby żadna wiadomość od klienta nie przepadła i nie czekała za długo.
Skrzynka i konwersacje
Poczta obsługiwana przez zespół w jednym miejscu
Wspólna skrzynka pobiera wiadomości z wielu adresów i układa je w wątki. Każda konwersacja ma swój stan, osobę odpowiedzialną i historię.
- Pięć stanów sprawy: przejścia między nimi dzieją się same.
- Podział zadań: przypisanie do konkretnej osoby i podgląd, kto w tej chwili pracuje nad wiadomością.
- Zarządzanie wątkami: scalanie i dzielenie konwersacji z podpowiedziami, co do siebie pasuje.
- Organizacja wiadomości: tagi, kategorie, własne pola oraz odkładanie na później, po terminie wiadomość wraca do skrzynki.
Terminy
Terminy i SLA pod kontrolą
- Podwójny zegar SLA: osobny licznik na pierwszą reakcję i osobny na rozwiązanie sprawy.
- Czas pracy skrzynki: zegary stoją poza godzinami pracy, więc noce i weekendy nie skracają terminu.
- Ustawienia dla każdej skrzynki: własne godziny pracy i własne progi ostrzeżeń przed upływem terminu.
- Powiadomienia: sygnał przed upływem terminu i w chwili, gdy klient wznowi zamkniętą sprawę.
- Licznik wymian: widać, ile razy zespół wymienił wiadomości z klientem w danej sprawie.
Wyszukiwanie i rozpoznawanie
Czy już znamy tego klienta? System sprawdza sam
- Rozpoznawanie nadawcy: po adresie i po danych z treści, czyli numerze NIP, PESEL, REGON, numerze umowy lub faktury, kwocie i numerze rachunku.
- Wartości pewne i niepewne: rozdzielone, żeby nikt nie zgadywał, czy dopasowanie jest właściwe.
- Powiązane konwersacje: sprawy z tą samą wartością łączą się ze sobą.
- Klucz dopasowania: każdy system źródłowy mówi osobno, czy rozpoznał klienta i po czym.
- Wyszukiwanie z warunkami: filtry i zapis wyszukiwania jako link dla zespołu.
Kontekst klienta
Dane klienta z Twoich systemów obok wiadomości
Wspólna karta klienta zbiera informacje z kilku systemów naraz, na przykład z CRM, systemu bilingowego i windykacyjnego. Mailer ich nie kopiuje, tylko odczytuje na bieżąco i prowadzi do rekordu w systemie źródłowym.
- Wiele źródeł jednocześnie: każde z własnym stanem: rozpoznał, nie zna, błąd.
- Pełny obraz klienta: dane ze wszystkich podpiętych systemów widać przy wiadomości i na ich podstawie prowadzicie sprawę dalej.
- Przejście do źródła: odnośnik do rekordu w systemie, z którego pochodzi informacja.
- Oś czasu klienta: wcześniejsze konwersacje i ich liczba.
- Kto odezwał się ostatni: zespół czy klient.
Odpowiadanie
Cały wątek w jednym ekranie
Odpowiedź do klienta albo notatka dla zespołu, pisana tam, gdzie widać całą historię sprawy. Każdą wiadomość do klienta wysyła człowiek, nigdy system sam z siebie.
- Odpowiedź publiczna albo notatka wewnętrzna, niewidoczna dla klienta.
- Szkice zapamiętywane na wypadek przerwy w pracy.
- Bezpieczny podgląd załączników bez pobierania, także PDF.
- Wysyłka ze skrzynki, do której przyszła wiadomość.
Połączenia z innymi systemami
Mailer nie zastępuje Twoich systemów. Czyta z nich to, czego zespół potrzebuje przy odpowiedzi.
Systemy źródłowe
Dane klienta bez kopiowania
Systemy z danymi klienta odpytywane równolegle, z limitem czasu. Awaria jednego nie blokuje pozostałych.
API
REST z kluczami dostępu
Interfejs dla Twoich aplikacji, z dokumentacją pod stałym adresem i kluczami zakładanymi w ustawieniach.
Obszar zastosowań
Wszędzie tam, gdzie zespół odpowiada klientom mailem i liczy się czas.
Windykacja polubowna
Prośby o raty, reklamacje rozliczeń, potwierdzenia wpłat, zaświadczenia i pełnomocnictwa, z numerem sprawy i saldem pod ręką.
Biuro obsługi klienta
Terminy odpowiedzi liczone w godzinach pracy i jasny podział, kto prowadzi którą sprawę.
Finanse i księgowość
Korekty faktur, rozliczenia nadpłat i pytania o stan sprawy, połączone z danymi z systemu fakturowego.
Każdy zespół z kilkoma skrzynkami
Jeśli dziś odpowiadacie z prywatnych skrzynek i nie wiecie, co jest po terminie, to jest właśnie ten przypadek.
Zobacz Mailera na danych pokazowych
Pokażę, jak wygląda dzień pracy zespołu w Mailerze, i sprawdzimy, jak podłączyć Twoje skrzynki i systemy. Około 30 minut, bez zobowiązań.